Publishing Factory SA nous a mandatés pour les aider dans l’organisation d’un événement team building de 3 jours pour La Cité du Marketing Digital. Cet événement a eu lieu début juillet 2020 et a été organisé en 1 mois notamment à cause de la pandémie du Covid-19. Au programme :

Mercredi

Chasse au trésor animée par Kinetic Consulting

Nous étions en contact avec eux afin de connaître leurs besoins pour la bonne réalisation de leur animation. Nous avons coordonné en amont la disposition de la salle et les besoins techniques avec le Musée Olympique. Ainsi, tout était prêt pour le jour J.

Pique nique sur les quais d’Ouchy

Après la chasse au trésor, nos promoteurs ont distribué des sacs lunch individuels préparés par La Sieste. Les collaborateurs ont ensuite dégusté leur pique-nique sur les pelouses du port d’Ouchy. Au menu : 3 sandwiches faits maison à choix, gazzosa tessinoise et pomme pour les vitamines. Nous avons bien entendu pensé le tout en tenant compte des intolérances alimentaires et allergies des participants.

Cluedo géant à travers Lausanne

Un de nos promoteurs a donné le coup d’envoi du Cluedo à 14h00. C’est l’une des collaboratrice de notre mandant qui a entièrement réalisé ce jeu de société grandeur nature. Nous sommes intervenus pour les aspects logistiques (autorisations, trousse de secours, faisabilité de l’activité, promoteurs aux différents check points, etc.)

Apéritif à la Jetée de la Compagnie

C’est dans cet endroit que notre client désirait offrir l’apéritif de la soirée. Nous avons pris contact avec le responsable de l’établissement afin de voir ce qui était envisageable. Ce dernier a fait une proposition en totale adéquation avec les souhaits de notre mandant. La Jetée a proposé des boissons et des petites choses à grignoter locales, artisanales et originales.

Jeudi

Business annual meeting au Musée Olympique

Nous avons coordonné les besoins technique du client avec le Musée Olympique et nous nous sommes assurés que les participants disposent de suffisamment de masques et de désinfectant pour leur protection.

Vendredi

Olympiades gonflées au stade Pierre de Coubertin

Nous étions à pied d’oeuvre depuis 5h00 pour monter les infrastructures nécessaires au bon déroulement des olympiades (montage des gonflables, mise en place des tentes, du petit-déjeuner, de la remorque froid pour stocker les lunches, etc.) Les participants sont arrivés dès 9h00 au stade Pierre de Coubertin. Ce dernier a été privatisé pour l’occasion. Ils ont pu apprécier un petit-déjeuner concocté pour l’occasion (cafés fraîchement moulus Esperanza, croissants, fruits, jus d’orange) afin de bien débuter la journée.

Les olympiades ont débuté vers 10h00. Des équipes créées pour l’occasion se sont affrontées sur des gonflables fournis par Catcha! Les 4 meilleures équipes se sont ensuite affrontées dans plusieurs parties de balle au prisonnier endiablées. Nos promoteurs ont animé les gonflables et la balle au prisonnier.

Lunch préparé par La Sieste

Les participants sont ensuite venus choisir leur lunch. Au menu : 3 terrines faites maison à choix, pain du boulanger, fromage de la Gruyère, fruit et thé froid artisanal. Ils ont ensuite eu tout l’après-midi pour profiter des bords du lac avant de pouvoir utiliser les douches du stade privatisées pour l’occasion (surveillées par l’un de nos promoteurs).

Soirée d’exception à bord du Lausanne

A 16h00, les invités ont embarqué à bord du Lausanne, plus grand bateau de la CGN. Nous avons monté une scène au pont inférieur afin que toutes les équipes puissent se produire pour « L’Alliance a un incroyable talent ».

Après cela, les invités se sont rendus sur le sundeck pour la suite de la soirée. Le service des boissons et de l’apéritif dînatoire a été assuré par Eldora Traiteur. Nous avons prévu une piste de dance avec lights et sonorisation pour que les participants puissent profiter de la boat party une fois le repas terminé. Tout s’est tellement bien déroulé que la croisière a été prolongée d’une heure.

En conclusion

Dans le cadre de notre mandat, nous étions chargés d’approcher tous les prestataires, demander et confirmer des offres, coordonner le bon déroulement de tout l’événement.

Nous étions également en charge de penser à tous les petits détails que notre client aurait pu omettre : samaritains pour les olympiades, intolérances alimentaires, numéros en cas d’urgence, plan B en cas de mauvais temps, etc.

Nous étions garants de la bonne mise en place d’un plan Covid en adéquation avec les mesures en vigueur : mise à disposition de suffisamment de masques, de désinfectant, tenue d’une liste des participants, etc.

Enfin, nous avons conseillé et commandé divers articles personnalisés qui ont servi tout au long de l’événement : polos, t-shirts, gourdes, ponchos, etc.

Nous tenons à remercier Publishing Factory SA pour la confiance accordée pour l’organisation de ce très bel événement team building